El ámbito empresarial es cada día más hostil y competitivo. Ya no es suficiente con que las organizaciones sean capaces de alcanzar un cierto nivel de satisfacción de los clientes, sino que es necesario que también sean capaces de adaptar su estrategia global al reto de la excelencia. Para lograr esta posición, las organizaciones tienen que gestionar de la forma más eficaz posible sus diferentes actividades. Si quieren avanzar en los mercados y mejorar sus beneficios, las organizaciones deben innovar en la gestión mediante la implantación y consolidación de sistemas de gestión adaptados al contexto actual que administren eficazmente los distintos aspectos que tienen cabida dentro de una organización.
Por esta razón, son cada día más las empresas que deciden implantar sistemas de gestión normalizados basados en normas nacional y/o internacionalmente reconocidas. Dichas normas son herramientas que ayudan a dirigir y gestionar las diferentes áreas en las que intervienen, al mismo tiempo que se garantizan la eficiencia y fiabilidad de los resultados obtenidos. Los diferentes sistemas de gestión son los que permiten a las organizaciones ser competitivas.
Según Abril Sánchez et al., los sistemas de gestión son cada vez más necesarios para que las organizaciones logren desenvolverse en mercados globalizados, así como para satisfacer las cada vez más exigentes demandas de sus clientes, la sociedad o los trabajadores.
Son los elementos cualitativos de los productos o servicios los que están adquiriendo una importancia cada vez mayor en la decisión de compra del cliente.
Estos elementos se están igualando en importancia con aspectos como las propias prestaciones del producto o servicio. Cada día crece la sensibilización de los clientes (y del público en general) por conocer qué se esconde detrás de cada producto consumido o servicio prestado y cuál es la repercusión del proceso de producción sobre la sociedad y los trabajadores.
Aparte de los tres sistemas de gestión más conocidos (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo), existen otros que ayudan a las organizaciones al desempeño de nuevos objetivos y a alcanzar posiciones más competitivas. Algunos ejemplos son: sistemas de gestión de la energía, gestión de la I+D+i, seguridad de la información… Muchas organizaciones ya han implantado uno o varios de estos sistemas, aunque la mayoría de ellas lo han hecho de forma separada o escasamente integrada.
Es necesario gestionar eficazmente estos sistemas, haciéndolos compatibles entre sí, de modo que se puedan establecer objetivos alineados y una visión global que facilite la toma de decisiones.
La integración de los sistemas de gestión es una oportunidad de mejora de las dinámicas empresariales y de los aspectos de la gestión diaria como la documentación, la toma de decisiones y el establecimiento de estrategia. No solo es un ahorro de costes, sino que representa un auténtico cambio en la estrategia de la empresa.
Por otra parte, son muchos los aspectos que tienen en común los diferentes modelos de gestión, por lo que parece lógico intentar unificar esfuerzos en una sola dirección: la gestión integrada de sistemas. Como resultado, se alcanzará una mayor simplicidad y eficacia en la gestión empresarial, que derivará en una mejora de las condiciones de competitividad de las organizaciones, que es siempre uno de los objetivos principales de cualquier empresa.
Coincidencias entre sistemas de gestión
En una primera toma de contacto, cualquier organización familiarizada con los sistemas de gestión puede apreciar que existen varias coincidencias entre los diferentes sistemas que existen, hecho que apoya la idea de integración de los mismos. Las principales son:
- Compromiso y liderazgo de la dirección de la organización.
- Representan un proyecto permanente, inmerso en un proceso de innovación y mejora continua.
- Se pueden aplicar en todas las fases del ciclo de vida de los productos o servicios y en todas las etapas de los procesos productivos.
- El sistema que crean debe ser medible.
- Son una tarea de todos los miembros de la organización.
- La correcta implantación se logra mediante la formación.
Tal como afirman Abril Sánchez et al., para lograr un sistema totalmente integrado, la empresa u organización deberá plantearse un proceso que variará dependiendo de su situación inicial y del camino elegido para alcanzar la integración.
Cada sistema de gestión normalmente está respaldado por una norma, en la mayoría de los casos certificable, que impone los requisitos, objetivos y el camino a seguir para que una organización implemente con éxito dicho sistema. Además, que los sistemas sean certificables también sirve como prueba a las partes interesadas de que se cumple con lo establecido.
No sucede lo mismo para la implementación de un sistema integrado de gestión. No existe una norma certificable que respalde su implantación. Sí existe la norma UNE 66177:2005, que proporciona las directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de calidad, gestión medioambiental y gestión de la seguridad y salud en el trabajo, para aquellas organizaciones o empresas que han decidido integrar total o parcialmente dichos sistemas en busca de una mayor eficacia en sus sistema de gestión y aumentar su rentabilidad. Esta norma no remplaza a las existentes, sino que ayuda a abordar la implementación integrada de dichos sistemas, que mejorará le eficacia y rentabilidad de los negocios.
El sistema integrado de gestión es aplicable a todo tipo de organizaciones o empresas, con independencia de su tamaño o tipo de actividad y que apliquen o deseen aplicar uno o más sistemas de gestión.
La tabla muestra las principales diferencias que existen entre gestionar los sistemas de manera independiente y la gestión integrada de sistemas.
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