La “Memoria de Sostenibilidad 2016” de Icex se centra en los aspectos éticos, económicos, ambientales, sociales y de gobierno corporativo que definieron la actividad de Icex durante el ejercicio 2016, ofreciendo también cifras de 2015, permitiendo así la comparabilidad de los datos facilitados. La información incluida en la memoria se refiere a la actividad e impactos sociales, económicos y medioambientales de Icex durante 2016.
Conscientes de la importancia de la Responsabilidad Social Empresarial en el mercado en el que opera, Icex publicó la Memoria de Sostenibilidad relativa al ejercicio 2016, con la intención de reflejar las obligaciones dispuestas tanto en la normativa nacional como lo dispuesto por los distintos órganos internacionales reguladores de la Responsabilidad Social Empresarial, como la Global Reporting Initiative (GRI).
La Memoria de Sostenibilidad 2016 se elaboró siguiendo los criterios y exigencias para las entidades públicas empresariales contenidas en el artículo 35 de la Ley de Economía Sostenible relativos a la sostenibilidad en la gestión de las empresas públicas, en la que se incluyen las entidades públicas empresariales, así como las indicaciones de diversos organismos internacionales independientes como el GRI y las Directrices de Buen Gobierno para Empresas Publicas (Guidelines on Corporate Governance of State-Owned Enterprises), publicado por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo (OCDE).
Información general
Grupos de interés
Los grupos de interés de Icex son los siguientes: clientes; empleados (capital humano); proveedores; Administración Publica; sociedad, y medios de comunicación.
Icex mantiene un diálogo y reporte transparentes con respecto a sus grupos de interés a través de distintos medios, en todos los casos adaptados a las necesidades y optimización de los canales con cada uno de los mismos, al objeto de establecer una comunicación rápida y efectiva y que ello promueva el asentar unas relaciones sólidas y duraderas con los grupos de interés.
Principalmente estas consultas se establecen mediante el mantenimiento de reuniones -destacan las reuniones con las asociaciones sectoriales-, web institucional, buzones de sugerencias, etc.
En general, y a disposición de todos los grupos de interés, existe un formulario de contacto en la web de Icex (canal on-line).
Plan de Prevención de Riesgos Laborales
El procedimiento de identificación, gestión y control de los riesgos es una tarea prioritaria para Icex. Ello se realiza fundamentalmente de acuerdo al Manual de Evaluación de Riesgos.
El análisis se fundamenta en la construcción del mapa de riesgos, que es la base de todo el proceso de administración del riesgo, entendido este como todo aspecto o suceso que afecte al buen cumplimiento de los procedimientos de Icex. El objetivo es elevar la capacidad y la calidad en el funcionamiento de Icex, garantizando la eficiencia y la eficacia de los procesos.
Para realizar el análisis, se diseñará una estrategia encaminada a dar respuesta al problema identificado y, por lo tanto, al cumplimiento del objetivo marcado; diseño y validación de un modelo para diagnosticar los riesgos que definan un Plan de Acción, con el objetivo de lograr reducir su impacto y probabilidad de ocurrencia.
Sistemas de control interno y externo
A lo largo de 2016, se llevaron a cabo diversas acciones en el marco del área de Auditoría Interna, diferenciando entre las revisiones presenciales y las realizadas a distancia.
Revisiones presenciales
En el ejercicio 2016 se realizaron cinco revisiones de Oficinas Económicas y Comerciales y tres de Direcciones Territoriales y Comerciales de Comercio, seleccionadas basándose en la ponderación del riesgo obtenida por la Unidad de Control Financiero y Riesgos y de acuerdo a criterios internos de Icex (valoración del desempeño, problemas surgidos en ejercicios anteriores, etc.).
Como resultado de este análisis, se revisaron presencialmente las Oficinas Económicas y Comerciales de Bogotá, Estocolmo, Moscú, Nueva York y Praga y las Direcciones Territoriales y Provinciales de Sevilla, Pamplona y Valencia.
Revisiones a distancia
La selección de oficinas susceptibles de ser revisadas bajo este nuevo método, puesto en marcha por primera vez en 2013, se ha realizado siguiendo, entre otros, los siguientes indicadores:
- Oficinas no revisadas en ejercicios anteriores.
- Reducido volumen presupuestario.
- Elevado coste de desplazamiento con relación al tamaño, presupuesto y actividades llevadas a cabo por parte de la oficina.
- Baja actividad de registros contables debido a su menor tamaño.
- Experiencia de justificación ante Servicios Centrales.
- Incidencias aparecidas en los últimos ejercicios y que merecen ser revisadas.
En el ejercicio 2016 se realizaron cuatro revisiones a distancia de Oficinas Económicas y Comerciales y dos de Direcciones Territoriales y Comerciales de Comercio.
Se revisaron a distancia las Oficinas Económicas y Comerciales de La Habana, Lagos, Mascate y Pekín y las Direcciones Territoriales y Provinciales de Alicante y Toledo.
Seguimiento de las recomendaciones
A lo largo del ejercicio 2016, la Subdirección de Control Financiero y Riesgos de Icex realizó el seguimiento de las recomendaciones efectuadas en los informes definitivos de auditoría emitidos en los ejercicios 2015 y 2016 mediante la solicitud de información acerca de la situación en la que se encuentran las debilidades detectadas en los procesos analizados y el análisis de la información y de las pruebas documentales remitidas por las distintas unidades.
Revisión de los procesos internos
En el ejercicio 2016 se realizó la aprobación y revisión de la siguiente normativa:
- Aprobación de los Procedimientos de Justificación de Actividades de la RET y Gestión de Encomiendas.
- Análisis y actualización de los Procedimientos internos de Tesorería RET, de la Unidad de Registro de Facturas, de Justificación de Ayudas de la DEF, de Control de Cuotas de Ferias y de solicitud y utilización de Tarjetas de Recarga/Crédito para Oficinas Económicas y Comerciales.
Revisiones periódicas de Oficinas Económicas y Comerciales y Direcciones Territoriales
Durante el ejercicio 2016, se realizaron sistemáticamente controles bimestrales de los saldos de Caja y Bancos de todas las Oficinas Económicas y Comerciales y de las Direcciones Territoriales, así como de los pagos realizados por Caja en las mismas.
Adicionalmente, durante los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, septiembre, octubre y noviembre, se realizó un control sobre los pagos por banco realizados en 29 Oficinas Económicas y Comerciales seleccionadas.
Asimismo, se realizó el seguimiento de los gastos realizados por las unidades de la Red Exterior y pendientes de justificar a los Servicios Centrales de Icex, con el fin de incorporar el importe de los mismos a diferentes informes económicos. Por otro lado, se controló que las propuestas de gasto finalizadas fueran justificadas dentro de los plazos establecidos.
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