Los beneficios de la factura electrónica se pueden dividir en cuatro grandes grupos.
Optimización de procesos
La optimización de procesos permite mejorar la coordinación inter/intradepartamental, que la información del intercambio esté actualizada en sus sistemas en tiempo real, que sea fácil de tramitar, de guardar y de encontrar; de modo que se facilite la toma de decisiones, se reduzcan tareas rutinarias o improductivas, el almacenamiento, un nuevo proceso de digitalización, etc.
Además, se consiguen reducir errores humanos por la repetición de tareas o en la introducción de datos, etc. Por ejemplo, en una empresa que cada semana necesita hacer un pedido de material de trabajo (sillas, mesas y estanterías), el jefe de cada departamento decide qué productos necesita, se los manda a administración, se realiza el pedido a los diferentes proveedores, llega el pedido, se notifica la llegada a cada departamento, los encargados comprueban la cantidad y calidad de lo que ha llegado, se hacen devoluciones o se emiten facturas, que se tienen que enviar de nuevo a cada proveedor y a cada departamento que lo ha solicitado, donde se tienen que guardar, clasificar, saber encontrar...
En definitiva, es un proceso que implica muchos pasos, intervención de muchas personas, un tiempo empleado y unos costes, que además no son la actividad principal de la empresa, sino que es un servicio perfectamente externalizable para conseguir la eficiencia.
Uno de los motivos para retrasar la implantación de los servicios de Seres es el miedo al cambio, si bien es cierto que ese cambio es inevitable e incluso en algunos casos obligado.
Cumplir con la obligación o requisito de algún partner
Las empresas se encuentran, cada vez con más frecuencia, con una obligación legal de intercambiar la información de forma electrónica. Existen numerosos casos de países en América y Europa donde el uso de la factura electrónica es obligatorio. Sin ir más lejos, en México este sistema ya es de obligado uso para el 100% de las empresas, y la tendencia muestra que se está extendiendo este método.
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