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Reglas a tener en cuenta en un proyecto de digitalización de documentos

24/09/2014

La gestión del papel ha sido tradicionalmente una fuente de problemas por la propia naturaleza física de los documentos. La importancia de conservarlos en el tiempo, su clasificación, catalogación, indexación o la facilidad de ser consultados son factores fundamentales que se han resuelto gracias a la archivística, en un mundo donde imperaba el papel y lo electrónico era cosa del futuro.
La convivencia del papel con lo electrónico es el paradigma actual y aquí la aportación de la digitalización ha sido clave. Esta etapa de cambio implica un doble esfuerzo. Por un lado, tenemos que convivir con nuestros frenos internos a migrar del mundo físico al on-line y, por otro, con la rutina diaria de las entidades y personas con la que nos relacionamos y que, en la mayoría de los casos, suelen tener diferente interés y velocidad por hacer desaparecer el papel en su día a día. La digitalización permite solucionar parte del problema, pero no ofrece una eficiencia total.

La digitalización es una herramienta que mejora procesos, que actúa como híbrido entre la gestión papel y lo electrónico; no nos referimos aquí al concepto de digitalización como modernización tecnológica, sino a la herramienta que facilita la gestión de documentos para su integración o simple almacenamiento en los sistemas informáticos.

¿Qué te permite?
La digitalización consigue aportar inteligencia en procesos rutinarios, utilizando reglas que reducen errores. Pongamos el ejemplo de las matrículas en los coches, que son códigos alfanuméricos que contienen una información muy estandarizada. Una máquina que escanee ese objeto elimina la posibilidad del error humano. Pero el verdadero valor no se queda ahí; aparece si lo mezclamos con una base de datos de información que nos permitirá detectar si es robado o si está al corriente de pagos con la Administración.
Otro ejemplo son las cartas, donde se puede dar el caso, cada vez menos frecuente, de que la dirección vaya escrita a mano. El proceso comprobará que la información es correcta, completará campos ausentes o equivocados, y la clasificará de forma automática. Es un proceso que mejora cada día y evita contar con la supervisión de una persona (cuando sea necesario).
En el caso del escaneo de documentos antiguos, una única digitalización evitará tener que manipular el documento original, previniendo su deterioro y facilitando su consulta de forma remota y sin necesidad de poner en riesgo su integridad.

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