El lema “Construidlo y vendrán” funciona para los nuevos teléfonos móviles, servicios de Internet, estadios deportivos, nuevas marcas de comidas para perro, y muchos otros productos nuevos. Pero no funciona tan bien con los sistemas de Cuadro de Mando Integral (CMI). Por su parte, “Dejadlos que lo construyan y ellos lo utilizarán” funciona mucho mejor. El pronombre reflexivo y el personal se refieren a las personas de una organización que son responsables de los resultados y su funcionamiento. En términos prácticos, esto significa la utilización de equipos funcionales para construir el sistema de cuadro de mando más que otorgar responsabilidad al planeamiento estratégico, las finanzas, o cualquier otro grupo o departamento.
Los dos autores presentan otros aspectos que pueden ser implantados para aumentar las posibilidades de una exitosa puesta en marcha de un CMI: invertir tiempo en el desarrollo de comunicaciones interactivas, visión, y estrategia de negocio, así como el desarrollo de medidas de actuación, centrarse en la estrategia alineada con las operaciones de los componentes estratégicos de una organización (misión, visión, valores base, opinión del cliente, temas estratégicos), y trabajando con las operaciones, proyectos, actividades, y tareas.
La construcción y puesta en práctica de un sistema de cuadro de mando ayuda a crear una organización de alto rendimiento.
Ejecución del Cuadro de Mando Integral
Poner en práctica el CMI significa convertir el cuadro de mando en un verdadero sistema de gestión, y utilizar, gestionar y sostener el nuevo sistema creado. Se utilizan tres pasos para ejecutar el cuadro de mando: automatización, despliegue en cascada, y evaluación. La salida de cada paso se liga a la entrada del paso siguiente. La construcción y puesta en marcha del cuadro de mando es un viaje continuo, no un proyecto.
Una vez que se tiene un buen sistema de medidas estratégicas de actuación, se necesita un sistema de información de medida de la actuación para recoger y divulgar los datos del funcionamiento, y transformarlos en información de la ejecución. La distinción entre los datos y la información es importante, pues los datos sin refinar de la ejecución son de poco uso para la mayoría de las personas.
La construcción de un sistema de cuadro de mando es como la edificación de una casa, en donde las piezas deben encajar en su hueco, en tamaño y a la vez, para obtener una estructura sólida y funcional.
La elección de un software debe estar basada en su valor para la organización. Además del precio del software, los criterios de selección claves son: visualización de los resultados de la realización, facilidad de montaje, formación y mantenimiento, robustez del motor esencial de base de datos, compatibilidad con empresas relacionadas con las tecnologías de la información, soporte técnico, madurez del producto, y facilidad de uso.
En cascada
El despliegue en cascada del cuadro de mando corporativo actúa a través de la organización sobre las unidades de negocio y apoyo y, en última instancia, sobre los equipos y las personas. El despliegue en cascada significa traducir el cuadro de mando corporativo en los cuadros de mando de los diversos departamentos y divisiones, que se alinean con la estrategia de la organización. Es decir, alinear y traducir la estrategia corporativa a través de la organización. La manera más eficaz de esta conexión es comenzar con los objetivos y medidas del mapa de estrategia de la empresa, y desarrollar objetivos de apoyo para las unidades de negocio, los equipos y personas. En una organización típica, los cuadros de mando separados se desarrollan para cada departamento importante y oficina de apoyo, y estos cuadros de mando se unen al corporativo a través de los objetivos.
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