Estimaciones realistas de los ahorros en un proyecto

Uno de los principales criterios a la hora de seleccionar los proyectos de mejora de Calidad es el potencial de un proyecto para obtener beneficios económicos que se puedan medir. A menudo, los campeones de una iniciativa de mejora de Calidad tienen una gran capacidad para identificar problemas actuales y para prever un estado futuro mucho mejor. La cuantificación de costes y beneficios y la previsión de la obtención de beneficios en el futuro suelen ser retos más difíciles de afrontar al evaluar proyectos. Sin embargo, con unos recursos limitados, este análisis coste/beneficio es muy importante y debería estudiarse con una evaluación cuidadosa y sistemática de los aspectos monetarios y de las cuestiones de obtención de beneficios. Este artículo no se centra en los elementos individuales de los ahorros, sino en un marco global de evaluación y previsión de ahorros.

Al evaluar el posible efecto de cualquier proyecto de mejora importante, surgen dos tipos de riesgos para hacer una estimación de beneficios:(1) la magnitud de los costes y beneficios probables y (2) el tiempo que se invierte en conseguir los beneficios (Rosenthal, 1984). Un análisis detenido realizado por desarrolladores, usuarios, implantadores y recursos externos puede ayudar a mantener los costes y las estimaciones de ahorros dentro de un orden de magnitud aceptable. En numerosos textos y publicaciones se pueden encontrar áreas potenciales para el análisis de beneficios y gastos económicos relacionadas con las iniciativas de mejora de Calidad, áreas que se tratan ampliamente en Principios de los costes de la Calidad, patrocinado por la Sociedad Americana de Calidad, Comité de Costes de Calidad del Departamento de Gestión de la Calidad (Campella, 1999).

Las estimaciones sobre la velocidad a la que se obtendrán ahorros, especialmente con importantes iniciativas de mejora, suelen ser demasiado optimistas y no consideran los numerosos factores que pueden afectar la puesta en marcha del proyecto. Dentro del programa SPARES (Spare Parts Production and Reprocurement Support System) patrocinado por la Fuerza Aérea de los EE.UU, se desarrolló un enfoque sistemático para tratar el ritmo de obtención de ahorros con una importante implementación de sistemas. La metodología desarrollada utiliza un enfoque estructurado para determinar y prever los beneficios globales (Schmahl, 2002). Se puede hacer una adaptación de una interpretación ampliada del modelo SPARES para analizar los factores que afectan la implementación y para prever los beneficios económicos de los proyectos de mejora de Calidad.

La técnica que plantea este artículo se denomina esquema de obtención y se basa en la metodología desarrollada para el programa SPARES. El esquema de obtención se utiliza en un marco de evaluación sistemática. Contempla las dimensiones de obtención: funcionalidad, aplicaciones y usuarios. Se ofrecerán una visión general del marco base y una discusión detallada de las dimensiones del esquema de obtención y de sus aplicaciones. La efectividad de la técnica se demuestra mediante la comparación de las estimaciones con los ahorros reales obtenidos en el proyecto.

Marco de evaluación

Para hacer las estimaciones de los ahorros a lo largo del tiempo, un jefe de proyecto debe tener muy claro cuáles son los límites y el potencial total del proyecto y contar con una línea de referencia para realizar las mediciones. El marco de evaluación define cuatro fases en este proceso: 1) Definición del proyecto, 2) Establecimiento de una línea de referencia de medición, 3) Previsión del estado futuro y 4) Preparación de previsiones detalladas de ahorros. Cada una de estas fases es importante para proporcionar una estimación razonable del potencial económico del proyecto y no es únicamente una aportación para la siguiente fase, sino que sirve para validar o hacer que deban ser reconsiderados los pasos anteriores.

La figura 1 ofrece una visión general del marco de evaluación.

1) Definición del proyecto:en cualquier proyecto, la primera fase suele comprender la presentación de un problema, las metas, los objetivos y el plan del proyecto. En un análisis de ahorros, la definición debe establecer los límites del proyecto en cuanto a los programas/las áreas que se van a incluir. La definición del proyecto debe ser lo suficientemente detallada para identificar las áreas de ahorros y los recursos que se necesitan. Los marcos de tiempo para el desarrollo y la implementación afectarán la obtención de ahorros y se pueden extraer del esquema del proyecto.

2) Establecimiento de una línea de referencia de medición:para determinar los niveles de ahorros potenciales y contar con una línea de referencia para medir el éxito una vez terminado el proyecto, deberá establecerse una línea de referencia económica. Deberán recogerse datos para cada categoría de ahorros. A la hora de establecer la línea de referencia de medición es importante que los datos se hayan recogido a lo largo de un marco de tiempo histórico especificado, que se identifiquen las circunstancias inusuales que se produzcan durante este tiempo (p. ej. introducción de nuevos productos, problema importante del vendedor, etc.) y que se acuerden los ajustes adecuados. Para el marco de tiempo de referencia, deberá documentarse también toda la información relativa al output, incluidos el producto mix y los volúmenes, para después realizar los ajustes en las previsiones o en los informes de auditoría de proyectos de implementación posterior.

3) Previsión del estado futuro:en esta fase se evalúa el posible efecto de un proyecto sobre cada una de las categorías de ahorros. Al identificar los ahorros en este punto, el modelo ofrece dos supuestos. El primer supuesto es que los niveles de volumen/producto mix son comparables con el marco de tiempo de referencia. El segundo es que el proyecto está completamente implantado y se ha alcanzado el nivel ideal de beneficios: el sistema es totalmente funcional, cubre todas las áreas y los usuarios son expertos. Al realizar este análisis de transición, podría ser útil separar los ahorros por áreas o líneas de producto si la puesta en marcha se realiza por fases. Si la implantación del sistema es modular, es decir, no se implementa toda la funcionalidad a la vez, las estimaciones de ahorros se podrían separar por módulos.

4) Preparación de previsiones detalladas de ahorros:en la tercera fase, se han identificado los ahorros que se aplicarían a una línea de referencia de producto mix con la implantación completa del sistema. En esta última fase, los ahorros se prevén tomando en consideración el ritmo realista al que se pueden obtener los beneficios y los cambios de la base del negocio.

El esquema de obtención de beneficios reconoce que el ritmo al que realmente se pueden conseguir los ahorros depende de varias dimensiones y alcanzará todo su potencial con el tiempo. El modelo considera tres dimensiones de obtención: funcionalidad, aplicaciones y usuarios. El desarrollo del esquema tiene como resultado un porcentaje de ahorros totales que debería conseguirse en un periodo de tiempo definido.

Para este modelo, el pronóstico más probable de cambios en el volumen de negocio proporciona un cálculo claro de los posibles ahorros:los niveles de ahorros se ajustan para explicar los incrementos o reducciones de los porcentajes a lo largo del marco de tiempo base. Para cambios de producto mix importantes o situaciones de gran incertidumbre, deberían considerarse varias repeticiones de ajustes o se debería introducir una mayor complejidad en el modelo.

Para ilustrar la preparación de previsiones detalladas de ahorros, se deberán atender los pasos anteriores. El siguiente apartado presenta un caso, de manera que se pueda discutir en este contexto el desarrollo del esquema de obtención, incluidas las dimensiones de funcionalidad, aplicaciones y usuarios. Se efectúa el último paso del ejemplo para ajustar los números de los ahorros y explicar los cambios producidos en la base del negocio.