Los beneficios de realizar auditorías integradas

Empresas como General Electric, Toyota, Bank of America y otras muchas muy conocidas han obtenido resultados excelentes de forma regular y constante. Cada año, estas compañías buscan la manera de incrementar el valor de sus entidades allí donde más se necesita; en el balance. Existen numerosas publicaciones sobre estas organizaciones de éxito en las que se analiza lo que cada una ha llevado a cabo para lograr triunfar. No se pretende recrear ese valioso trabajo, sino el cuerpo de la información. Existe una coherencia considerable en el enfoque multidisciplinar o de equipo asumido por estas organizaciones. Combinando auditorías internas se impulsa esta cuestión.

El caso Toyota

Tomemos como ejemplo el caso de Toyota donde el trabajo en equipo es un hecho casi legendario. Desde la concepción inicial del vehículo, pasando por la ingeniería detallada y el proceso de producción, cada función que se lleva a cabo dentro de la organización se realiza de acuerdo con un compromiso. Los equipos tienen un mismo objetivo: asegurar siempre, una vez que comience la producción, los mejores resultados de producto posibles. La producción no se inicia hasta que los elementos individuales del proceso de fabricación sean capaces de producir un resultado que sea muy consistente. Es decir, conseguir menos de diez productos defectuosos por cada millón de artículos producidos. Por supuesto, esto exige muchísimo tiempo y esfuerzo. Nadie duda de los resultados de este sistema ya que Toyota es una firma de la fabricación de vehículos a de primer nivel a escala mundial.

Ejemplos de auditorías

Si el personal de las áreas de calidad, producción, fiabilidad, mantenimiento, administración, finanzas, etc. participa activamente en un mismo proceso documentado, ¿por qué deberían auditarse los controles en base a las divisiones funcionales? Dentro de la organización, las expectativas se basan en que el trabajo en equipo lleva al éxito y, por tanto, debe aplicarse. La pregunta, entonces, recae en la gestión: ¿Cómo se planifica una auditoría eficaz para asegurar que sigue un proceso multidisciplinar? La respuesta es igual de sencilla: con un equipo auditor multidisciplinar.

Veamos un ejemplo. Una organización pretende determinar la eficacia de los controles durante el inventario. Un equipo auditor analiza los controles financieros durante el inventario: autorización de órdenes; precisión de los recibos; créditos para devoluciones; cuenta de inventario y pago a los vendedores. Posteriormente, determinan que todo está como se supone que debería estar, proporcionan un informe favorable y completan su trabajo.

Mientras tanto, otro equipo auditor analiza la calidad operativa del proceso de compra. Este equipo se centra en el control de calidad del inventario: selección de los vendedores, realización de los pedidos, calidad de recepción y cumplimiento de los plazos, estado y deterioro del inventario, rechazos y valoración de los vendedores. Finalmente, determina que, por cada 100 piezas encargadas, el vendedor sólo es capaz de suministrar 82 aceptables dentro del plazo acordado. En este caso, la recomendación es que se debe trabajar conjuntamente con el vendedor para mejorar el rendimiento a la vez que se busca un suministrador alternativo.

En este ejemplo se identifican dos resultados de auditorías diferentes que han sido obtenidos dentro de una misma área de la organización. Si se hubieran combinado las auditorías, se hubiera podido lograr un mayor impacto en los siguientes aspectos:

1. Impacto económico del rendimiento del vendedor. La información obtenida por el equipo auditor establecerá un coste para las deficiencias que se han apreciado en la auditoría de la calidad. Poner precio a la disconformidad proporciona a los responsables de la gestión información adicional para determinar cuáles serán las acciones apropiadas.
2. Mejoras en los controles financieros y de la calidad. Cuando los equipos auditores trabajan de forma conjunta en la evaluación del proceso, los controles funcionales se contabilizan desde la perspectiva del resultado deseado: valoración óptima del inventario. Atrás quedan las agendas funcionales e individuales basadas en la precisión financiera y el rendimiento de la calidad. Los equipos auditores identificarán mejoras para los procedimientos que se utilizan dentro de cada función, haciendo así más sólida la visión de equipo.
3. Optimización del esfuerzo auditor. Aunque es necesario que el equipo esté compuesto de expertos de cada disciplina funcional, existe la oportunidad de ajustar la auditoría. En vez de examinar el inventario dos veces, se realiza una evaluación de enfoque único. Las entidades que han llevado a cabo esta práctica de optimización han experimentado una reducción del 30% en todos sus esfuerzos auditores.
4. Aprendizaje empresarial. Quizás la única gran ventaja de llevar a cabo una auditoría combinada es que el personal involucrado incrementa su nivel de entendimiento empresarial. No hay mejor manera de aprender que evaluar una serie de pasos de proceso siguiendo unos objetivos específicos con el fin de determinar la efectividad.

Ya que es difícil argumentar en contra de un concepto, pasemos a la práctica. ¿Qué hay que hacer para construir un enfoque auditor integrado? En el camino hacia la integración, es necesario tratar los siguientes aspectos:

1. Selección del personal.

2. Formación.

3. Planificación de las auditorías.

4. Realización de informes.

5. Seguimiento.