Más eficacia

En las reuniones es donde, en gran medida, se hace o deshace la cultura de la empresa. “Es donde se dan las mejores oportunidades para fomentar una discrepancia enriquecedora para construir una organización pensante e innovadora, para aumentar el arraigo de los valores como la responsabilidad, el respeto mutuo, la consideración por las ideas de los demás, la tolerancia, la paciencia y la comprensión del otro”, así lo aseguran Eva Cantavella y Antonio Valls y lo reflejan en el libro Reuniones eficaces, publicado por Profit Editorial.

Los autores consideran que, bien planteadas, las reuniones permiten conseguir factores decisivos para la mejora de los resultados de la organización, entre ellos:

• A la hora de tomar una decisión se obtienen más matices, más ideas y una visión más clara de los posibles pros y contras. A pesar de que las decisiones individuales son más rápidas, aquellas que han tenido en cuenta varios puntos de vista son más productivas.
• Proporcionan otros enfoques, más puntos de vista, perspectivas insólitas que arrojan de repente nueva luz a lo que parecía que ya estaba claro y evitan las desventajas de la línea de pensamiento individual en la que se tiende a aportar respuestas en la misma línea o muy parecida.
• Permiten compartir conocimientos e informaciones; la clave está en lo que saben todos los miembros de la organización y en saber aprovechar esta ventaja.
• Pueden ser más motivadoras y convincentes que la arenga individual más elaborada. Permiten demostrar la profesionalidad de una organización y que las personas se sientan orgullosas de trabajar en un lugar donde los asuntos se tratan con tino.

Una buena reunión, sin embargo, no resuelve el problema de motivación de los empleados. En aquellas empresas que cuentan con una cultura agresiva, en aquellas en las que se hacen las cosas por conveniencia y en las que simplemente se evita hablar de los verdaderos problemas, en seguida surge un negativismo que puede arruinar la reunión mejor intencionada. En estos casos, el moderador deberá poner más cuidado en que se mantenga el principio de reciprocidad en los sucesivos acuerdos que se vayan tomando.

A pesar de que muchas reuniones provocan insatisfacción, la realidad es que, a posteriori, muy pocos directivos se cuestionan cómo ha funcionado. Según Eva Cantavella y Antonio Valls, la diferencia entre lo que el moderador cree haber transmitido y la percepción que tiene el equipo, sorprendentemente, no suele coincidir. Por eso, consideran que debe plantearse la posibilidad de que el equipo tenga una percepción diferente y que haya que analizar esas posibilidades reales de insatisfacción.

Evitar la sensación de que se pierde el tiempo

Según se refleja en Reuniones eficaces, en muchas empresas han pasado de la ausencia absoluta de reuniones a la obsesión por las mismas, de manera que éstas inundan las agendas de los trabajadores, lo que suele provocar un sentimiento de desidia. Sin embargo, no es necesario imponer un número determinado de reuniones ya que, aunque quizá fueran útiles en una época determinada, al cambiar la coyuntura su frecuencia debiera disminuir. Para convocar una reunión hay que plantearse, por un lado, cuál es el objetivo y qué se quiere conseguir, identificando tanto las metas oficiales y confesables como aquellos fines oficiosos que a veces son tan importantes como los primeros. Por otro lado, hay que decidir si se trata de una reunión pertinente o si se pueden utilizar otros medios o canales más apropiados ya que, a veces, con una llamada telefónica o un simple correo electrónico sería suficiente.

En el caso en el que se pretenda informar de algo concreto a un grupo de personas pero se quiera evitar la degradación de la información en cadena, convendría plantearse los puntos siguientes:

• Si la reacción de los participantes no es previsible e interesa conocerla de primera mano.
• Si contiene algún elemento delicado o con posibilidad de interpretación distinta a la deseada.
• Si se necesita persuadir o simplemente informar.
• Si hay algo que desmentir o aclarar en relación al tema.

Si la respuesta a estas cuestiones es negativa y sólo se pretende informar de manera neutra, no hace falta convocar una reunión.

Establecer una duración adecuada

Es conveniente establecer un límite temporal para las reuniones para que, de este modo, las personas tengan en cuenta la presión del tiempo. También es adecuado asignar un timing que se ajuste a la realidad por lo que, a la hora de calcular un tiempo para cada punto a tratar, el moderador deberá tener en cuenta no sólo lo que tardará en exponer sus ideas, sino también la duración de la interacción con el resto de asistentes.