La factura electrónica está en el punto de mira de un cambio mucho mayor que afecta a cómo se relacionan las empresas y los Gobiernos. No es de extrañar, dado que es uno de los pocos documentos en que es obligada su remisión. Cierra un acuerdo y, por lo tanto, contiene información de interés para muchas partes. Por un lado, a los Gobiernos les aporta datos de recaudación gracias a que refleja los impuestos y otros gravámenes de la actividad comercial. Por otro lado, es un documento que refleja un movimiento financiero y unas condiciones concretas de lo tratado, gestionado y entregado.
Y, finalmente, como consecuencia de lo anterior, suele ser un documento justificativo y probatorio que aclara discrepancias entre los participantes en caso de, por ejemplo, impagos, solicitud de subvenciones o ayudas, etc.
Todo ello, junto con los beneficios obtenidos si se comparan con la gestión en papel, ha hecho a los Gobiernos empezar a obligar a utilizarlo; algunos, y cada vez más, como medida de mejora de la recaudación y detección del mercado no declarado. Pero también afecta a cómo optimizar la relación de las empresas. Es ahí donde los Gobiernos centran su mensaje más directo: “Ahorra costes y optimiza procesos para ser más productivos y competitivos”.
En cualquier caso, cuando te enfrentas a un requerimiento puntual de un cliente o de algún Gobierno o pones en marcha tu proyecto, el grado de impacto del cambio es similar a cualquier otro proyecto local hasta que analizas el conjunto de clientes y/o proveedores que se ven afectados y te das cuenta que existen casos fuera del ámbito geográfico al que inicialmente enmarcabas tu proyecto. Cuando se ven implicados varios países, empiezan a surgir algunas dudas. A continuación, se muestran algunas de ellas.
Es necesario tener la capacidad de disponer de un servicio adaptado a los requisitos normativos cambiantes de cada país y sector
Los Gobiernos de los diferentes países han definido principalmente dos formas de abordar el uso masivo de la factura electrónica.
Por un lado, lo plantean como algo opcional, dando mayor libertad a las empresas a decidir cómo y cuándo dar el paso. Esta situación se está dando en la mayoría de los países del norte y centro Europa. En ellos se establecen diferentes formas de cumplir con la legalidad que se centran en utilizar firma electrónica, sistemas EDI o, con la idea de igualar la factura papel y electrónica, algún mecanismo que permita una gestión segura de las “pistas de auditoría internas”; es decir, información como número de pedidos, albarán, etc., que demuestran que la factura se debe a un hecho real y justificable.
La clave es poder gestionar y mantener la tecnología que soporte adaptarse a las diversas posibilidades contempladas. De ahí la importancia de contar con un operador de factura electrónica de garantías a largo plazo y con cobertura internacional. En estos casos, existe una gran variedad de formas de conectar, formatos, firmas, etc.
Por otro lado, algunos países lo plantean como obligatorio. Y aquí se plantean algunas variantes. Los más radicales, que no discriminan a nadie. Esta situación se está dando en algunos países de Latinoamérica. Y los que la incorporan de forma obligatoria pero gradualmente, ya sea por tamaño de empresas, tipo de relación, sector, etc. Esta situación se está dando, además de en Latinoamérica, también en el sur de Europa.
Las claves aquí son, en primer lugar, contar con un operador de factura electrónica homologado o certificado por la entidad pública. Y, segundo, tener la capacidad de aprovechar el cambio para trabajar de una forma más óptima y no solo cumplir con la obligación fiscal. No es de extrañar que en estos países haya compañías que emitan factura electrónica hacia sus gobiernos pero que, cuando esa factura es aceptada tributariamente y se tenga que enviar al destinatario, este la reciba en papel.
Aquí el punto clave es ser consciente de que, una vez que se tiene el canal de envío de facturas, este se puede utilizar para intercambiar otros documentos electrónicos, como pedidos, albaranes, contratos, etc.
Es necesario tener la capacidad de llegar a todos los sitios
Es una variable que también afecta a un proyecto nacional, aunque el grado de solucionarlo en un proyecto internacional lo hace más complejo. Poder llegar a varios sitios para enviar o recibir facturas tiene en cuenta dos características: por un lado, la capilaridad y, por otro, la interoperabilidad. Ambas están íntimamente relacionadas.
La capilaridad es lo que permite llegar de forma directa a un conjunto amplio de clientes o proveedores. Conectarse a un operador de facturación electrónica que cuenta con cientos de miles de entidades intercambiando factura facilita el arranque del proyecto y, por lo tanto, el ROI de este.
La interoperabilidad es la capacidad de conexión del operador de facturación para llegar a otras entidades partiendo de un acuerdo ya establecido de conectividad. Esta variable permite ir más rápido en el crecimiento del proyecto.
Pero hay que ser conscientes que algunas de las entidades que intervendrán en el proyecto no están adaptadas de forma avanzada para enviar y/o recibir facturas electrónicas de la empresa. Es ahí donde surge otra importante variable: la capacidad de atender y dar soporte multi-idioma a todos los participantes del proyecto.
