La diversidad de proveedores y clientes, el tamaño de la organización, la capacidad tecnológica o la deslocalización y número de puntos de facturación y contabilización existentes, hacen de la gestión de las facturas una realidad complicada para las empresas que, cada vez más, se ven obligadas o empujadas a cumplir con mayores exigencias y convivir con diferentes variedades.
Tras los recientes cambios legislativos en Europa y Latinoamérica en materia de facturación electrónica, se ha visto incrementado el número de entidades que han decidido dar el salto a la facturación digital, pero una parte ha decidido mantener el papel por las características de muchos de sus clientes.
Otras, que no tenían previsto el cambio, se han visto empujadas hacia una gestión parcialmente electrónica por presión legislativa o petición de sus clientes o proveedores.
La necesidad de esta adaptación a entornos tan heterogéneos y en continua transformación origina que se haya instituido un modelo híbrido de gestión como predominante entre las compañías, en el que se distinguen distintos modelos de gestión, emisión y recepción, combinando de forma diferente procesos automáticos, semiautomáticos y manuales.
Con el crecimiento en el uso de factura electrónica, se plantean las cuestiones: ¿Cómo afecta este reto a las empresas y entidades públicas y cómo están reaccionando?, ¿las gestionan realmente de forma electrónica y automatizada? o, por el contrario, ¿las enviamos o recibimos en formato electrónico pero las imprimimos, gestionamos, escaneamos y archivamos por la vía tradicional?
Para analizar la situación, es necesario separar el proceso de facturación del proceso donde se tratan las facturas recibidas.
Las empresas no son las únicas; esta realidad se encuentra entre las Administraciones Públicas, que son grandes receptores de facturas.
Análisis para el Departamento de Facturación: emisión y gestión de facturas a clientes
La Tabla 1 divide el proceso de facturación en dos. Por un lado, la generación de la factura internamente y, por otro, la emisión de la factura a los clientes. A raíz de ese análisis, se encuentran tres casos significativos.
Transformación digital
La transformación digital es una estrategia esencial para los próximos años. Por un lado, permite ser más eficientes, aumentando la competitividad, pero, por otro, es un gran reto, dado que su falta de implantación puede implicar grandes pérdidas. El mejor ejemplo se ha visto en los móviles, con la aparición de Apple y Google y la desaparición de empresas como Nokia o las caídas de HTC o Motorola.
La gestión de las facturas es un proceso rutinario e improductivo que aporta poco valor al negocio corporativo. La clave está en cambiar este proceso costoso por uno que aporte valor y que permita diferenciarse de la competencia.
Cuando una compañía se conciencia en incorporar los servicios digitales en sus procesos, como es el caso de la gestión de facturas, está en el camino explotar los siguientes pasos y, por lo tanto, de conocer el verdadero trasfondo de esa transformación.
Unos de los elementos de la transformación digital es la automatización.
El proceso de aprobación de facturas suele ser uno de los primeros pasos para ser más eficientes. Pero no deja de ser una simulación de lo que se hace de forma manual. Esta tarea implica la participación de diferentes unidades o departamentos en la empresa que la hacen más costosa de cambiar. Llegar a la automatización del proceso de gestión de facturas recibidas implica un mayor control de la información corporativa y la creación de un canal de información fluido con los socios de negocio.
Para lo anterior, es necesario facilitar el acceso del empleado a esta información de forma sencilla (tablet, móviles...) y que los sistemas incorporen información automáticamente, la procesen y tomen decisiones, como puede ser el aceptar una factura automáticamente al comprobar que la información contenida corresponde con lo recepcionado en el almacén. De esta manera, se focaliza el esfuerzo en los casos problemáticos y se da fluidez a las otras facturas.
La información que facilitan estos procesos permite un conocimiento en tiempo real del estado de cuentas a pagar y cobrar, permite un análisis avanzado a través de herramientas de business intelligence del proceso de tramitación y de los datos contenidos en las facturas. Toda esta información aporta un elemento diferencial para la toma de decisiones, esencial para la Dirección General y Financiera.
Un proyecto de factura electrónica debe incorporar tanto la emisión/recepción de documentos con los socios de negocio como su gestión interna. La gestión electrónica integral de los dos procesos permite, por un lado, un rápido ROI, al minimizar las ineficiencias del papel y maximizar los ahorros de la automatización, y, por otro lado, una gran ventaja, al aportar valor a la compañía en la toma de decisiones.
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